C’est le printemps il est temps de faire un peu de tri dans vos locaux !

Allez-vous archiver ou sauvegarder vos dossiers ?

Tout d’abord, un petit rappel de définition :

  • L’archivage (traditionnel) consiste à conserver, et rassembler de manière organisée, généralement dans des boîtes à archives, tous les documents dont vous n’avez plus besoin au quotidien mais qu’il est impératif de garder pendant une durée déterminée pour des raisons légales ou pratiques.
  • La sauvegarde informatique de données ou archivage électronique, consiste à numériser vos documents pour les conserver sur un serveur, une carte mémoire ou coffre-fort numérique.

Il y a des avantages et des inconvénients évidents entre les 2 : La place conséquente des boîtes à archives, la perte de temps à scanner les documents papier, la complexité de recherche d’un document papier parmi des milliers d’autre papiers … Pour bien faire votre choix, voici un tableau récapitulant les intérêts de l’un ou l’autre :

Vous voulez mon avis ? Limitez déjà vos impressions papier, et commencer à classer informatiquement tous les documents reçus par mail. Régulièrement (au grand minimum 1 à 2 fois par an), prenez du temps pour scanner vos formats papiers et pensez aux sauvegardes régulières si vous ne souhaitez pas les stocker via un coffre-fort électronique.

Le plus souvent en entreprise, on ne pense archivage qu’en fin d’année, résultat : c’est le rush en admin, on se retrouve avec des tonnes de documents à ranger pour libérer la place à la nouvelle année qui arrive, heures sup en prime, voir même embauche d’un intérimaire, bref du temps et de l’argent qu’on se passerait bien de dépenser.

L’astuce : définir et mettre en œuvre une politique d’archivage au quotidien. Peu importe que vous optiez pour l’archivage traditionnel ou informatique, il est important de savoir :

  • Quels documents archiver ?
  • Sous quel format ? (papier ou numérique)
  • Comment classer ces documents ? (classeur, boîte à archive, nommage numérique, dossiers et sous-dossiers …)
  • Pendant combien de temps faut-il les garder ?
  • A quelle fréquence s’en charger ? (10min chaque fin de journée, 1h par semaine …)

Une question que l’on peut se poser c’est s’il y a des documents que nous devons absolument conserver d’origine et quels sont-ils ? En dehors des documents certifiés originaux (comme une carte grise de véhicule), aucun, à condition de respecter cette règle : il faut que le document soit lisible et dans son intégrabilité.

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour garder une bonne organisation dans vos archives. Et si vous manquez de temps pour repartir sur une bonne base, sachez que je peux vous aider !

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