La communication digitale s’est largement démocratisée depuis les années 2000 et en particulier avec la période covid, remplaçant peu à peu les rendez-vous physiques, appels téléphoniques et courriers papiers. Les avantages d’un e-mail ne sont plus à démontrer : rapidité de communication, aspect écologique, suppression des frais d’envoi (…) et grâce à son aspect légal depuis quelques années, il est devenu une preuve juridique en cas de litige souvent au même titre qu’une lettre recommandée avec accusé de réception.

Mais pour ne pas qu’un e-mail vous porte préjudice et donne une mauvaise image de vous, il y a quelques règles à respecter.

 –          L’objet : C’est parfois le petit oublié du mail. Trop pressés d’envoyer ce que nous avons à dire nous avons tendance à ne pas en mettre, à le bâcler ou à l’inverse s’en servir pour rédiger l’intégralité de notre communication ! Mettez-vous toujours en tête que votre interlocuteur peut avoir des centaines de mails à traiter parmi le vôtre. Il faut donc qu’en un coup d’œil il puisse savoir de quoi va parler votre mail, soyez efficace et précis (4 – 6 mots maximum).

–          La formule de salutation : Certaines personnes rédigent leur mail comme s’il s’agissait d’un simple texto. Certes ce n’est pas une lettre, les règles de rédaction sont donc plus simples, mais pensez à bien identifier votre interlocuteur avant de rentrer dans le vif du sujet (« Bonjour monsieur X », « Monsieur X », « Cher monsieur X » …)

–          Une rédaction claire et synthétique : Qui apprécie ouvrir un e-mail qui n’en finit pas de lignes ? Allez droit au but dans votre rédaction en étant le plus clair possible, espacez vos phrases par des retours à la ligne et ne jouez pas avec les polices de caractère, les classiques sont toujours les meilleures.

 –          Une ponctuation et une orthographe soignée : Comme pour n’importe quel écrit, relisez-vous ou faîtes-vous relire. Je le dis souvent, des fautes 

à chaque phrase peuvent vite vous décrédibiliser professionnellement. Evitez l’accumulation de points d’interrogation, d’exclamation ou de suspension, en fonction de votre interlocuteur vous pourriez être très mal perçu.

 –          La conclusion : invitez votre interlocuteur à vous répondre (« dans l’attente de votre retour ») ou lui transmettre que vous êtes à son écoute (« Je reste à votre disposition pour de plus amples informations »), et ajoutez une formule de prise de congé (« Cordialement », « Sincères salutations »). N’hésitez pas à personnaliser en fonction du contenu de votre e-mail.

 –          Une signature soignée : Lorsqu’il s’agit d’un e-mail professionnel, votre interlocuteur doit pouvoir vous identifier clairement : votre nom, prénom, entreprise, fonction, ainsi qu’un autre moyen de contact (adresse ou n° de téléphone). Intégrez le logo de votre entreprise à votre signature pour rendre plus dynamique votre e-mail (attention à ce qu’il ne soit pas trop volumineux tout en restant de qualité).

 –          Une pièce jointe précise : Si vous en devez joindre une, pensez à la nommer de manière à ce que votre destinataire sache ce qu’il va ouvrir (« Facture n°000 »)

–          Règles d’envoi : Si vous avez plusieurs destinataires « égaux » (même intérêt pour votre e-mail) vous pouvez les ajouter dans la ligne principale. Si vous souhaitez mettre des personnes en copie (pris en témoin par exemple), ajoutez-les dans la ligne « Cc », enfin, si vous voulez que ces « témoins » ne soient pas visibles par votre destinataire, ajoutez-les dans la ligne « Cci ». N’hésitez pas à intégrer un accusé de réception ou même de lecture pour votre e-mail (dans les paramètres d’envoi), qui vous donnera une preuve de connaissance de votre message.

Vous avez tout noté ? Alors je vous souhaite une bonne communication digitale, en tout intelligence ; car oui, je tiens à le dire et ce sera mon « petit coup de gueule » du jour, je vois passer bien trop d’e-mails de personnes (professionnels ou clients) qui confondent e-mail et défouloir, qui en oublient tout signe de politesse et d’amabilité. Être derrière l’écran n’empêche pas toute forme de respect, à bon entendeur ! Et si l’envie vous vient d’en discuter, ou le besoin d’aide à la rédaction de vos e-mails, n’hésitez pas à me contacter.

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